استراتيجية العمل في اللجنة 2

استراتيجيات العمل في اللجنة ( 2 )

المرحلة الرابعة : مرحلة التفاعل مع المتدربات

أولاً :  استقبال المشاركات و الرد على استفساراتهن ويوجد رابط خاص بالأسئلة المتكررة

ثانياً :  تسجيل المشاركات عن طريق تسليمها الرابط الخاص بالانضمام للعضوه سواء كانت عضوه أو مسوقة أو متدربة وتحدد ذلك داخل الرابط .

استمارة الانضمام  في دورة مباشرة عضوه - متدربة - مسوقة 

https://docs.google.com/forms/d/14qYacy4Q07nnVOuY3_SniH7S17BHaeQaBSxqAmiFUYg/viewform?c=0&w=1

ثالثاً :  فتح قروب للمشاركات بعد التأكد من التسديد باستلام صورة من السند .

مناقشة ( 3 )

س 1 : كيف تستطيع العضوه  أو المسوقة الرد على الاستفسارات .

س 2 : كيف يتم تسجيل المشاركات

س 3 : كيف يتم التأكيد من تسديد الرسوم .

المرحلة الخامسة : مرحلة تأمين البيئة التدريبية

أولاً: البحث عن قاعة للدورة مع الضيافة ويكون كمايلي :

1 ـ عمل مسح شامل للقاعات المناسبة التي توجد في المدينة أو حي من قاعات لمؤسسات  وجمعيات خيرية ودور تحفيظ   ثم إحضار بيان بذلك

·      اسم المؤسسة التي تتواجد فيها القاعة

·      شكل القاعة هل هي مسرح أو ورشة عمل

·      كم عدد الاستيعاب لأننا لا نريد كبيرة   

·      السعر

2 ـ القاعة المناسبة تكون مساحتها متوسطة وتتسع لخمس طاولات و25 كرسي وتكون قاعة ورشة عمل وليست مسرح لأن المسرح يحدث صوتا يؤثر على الدورة

  3 ـ يعطى الموعد افتراضي وليس تأكيدا حتى يكتمل العدد أو يقارب على الاكتمال .
 4 ـ يحدد الوقت ويتم التأكيد على الحجز عند اكتمال العدد أو الاقتراب من الاكتمال .

5 ـ يعرض على أصحاب القاعة تبادل منافع و ماتم الاتفاق عليه يؤمن من قبلهم وما لم يؤمن تؤمنه المسئولة وتحضر فاتورة والمنافع  هي كالتالي

أ ـ الاستضافة في القاعة لمدة  6 أيام  الدورة

من الساعة  3 حتى 9    

ب : تجهيز الضيافة للمتدربات بما يتناسب العدد وتكون ضيافة متوسطة لا تقتير ولا إسراف

والعدد الافتراضي 20 متدربة

د : تصوير الحقائب ووضعها في ملف .

هـ ـ تجهيز الأدوات المكتبية التي تحتاجها الدورة وهي ـ سبورة مغناطيسية ، لوحة قلابة أو سبورة عادية ، رزمة أوراق  A3 ورزمة أوراق  A4. ، أوراق مكتبية لاصقة ، حبوب مغناطيسه . أقلام سبورة 10 ، أقلام جافة بعدد المتدربات

 و :  حجز القاعة يكون أولا أخذ موافقة مبدئية ثم يتم تحديد الوقت بعد معرفة العدد التقريبي للمتدربات

ويقابل ذلك انضمام 2 من المؤسسة المستضيفة مجانا أما رسوم اعتمادات الشهادات فتبقى عليهم

ثانياً :  حجز الضيافة

ويتم بعمل  مسح شامل للنساء اللاتي يجهزن البوفيه أو البوفيهات وكتابة الأسعار ثم يتم اختيار ذات السعر المناسب والأصناف المناسبة ويتم التحديد بعد معرفة العدد التقريبي للدورة ويكون البوفيه  بسيط قهوة وحلى وموالح وعصير وشاي ونعناع ووسط بين التقتير ولا الإسراف

مناقشة ( 4)

ضعي علامة ( صح )  أو ( خطا )

يعمل مسح شامل للقاعات وتحجز القاعة من أولى الخطوات  (  )

القاعة المناسبة يجب أن تسع ل 15 كرسي و4طاولات  (  )

عللي :

1 ـ لماذا الصالات الكبيرة والتي فيها مسرح لا تصلح كقاعة تدريب ؟

2 ـ ماهو عرض تبادل المنافع بين المدربة والمؤسسة المستضيفة ؟

س 2 : متى يتم تحديد الضيافة  ؟

المرحلة السادسة : مرحلة التنظيم الإداري

أولاً :تجهيز كافة البيانات الخاصة بتنظيم الدورة وهي كالتالي :

1 ـ بيان بمنجزات اللجنة وما حققته من نقاط وعدد المسجلات عن طريقها .

2 ـ بيان التسجيل كل واحدة تدفع الرسوم تسجل اسمها رباعيا باللغة العربية والانجليزية ومقدار الرسوم التي دفعت مع توضيح أسباب الخصم في خانة الملاحظات ورقم جوالها .

3 ـ  بيان الحضور والغياب مع إيضاح الوقت تنسخ فيه جميع الأسماء

4 ـ بيان تسليم التكليفات لأن الشهادة لا تسلم إلا بعد تسليمها .

5 ـ بيان المشاركات المستحقات لشهادة المركز المحلي

6 ـ بيان المشاركات المستحقات لشهادة المركز العالمي الكندي

7 ـ بيان المشاركات المستحقات لشهادة أكاديمية أكسفورد البريطانية .

ثانياً : تصوير الحقائب ووضعها في ملفات وإحضار الفاتورة لتسديدها مع مراعاة مايلي :

أ ـ يكون الملف نوع كبير يسع لكل الحقائب

ب : يكون في الوجه بلاستيك ليتم إدخال غلاف الدورة الأساسي فيه . وإذا كان مكان الاستضافة منح مجانا للدورة فيوضع شعار المكان مع شعار المؤسسة .

ثالثاً : رفع الأسماء مع كتابة العنوان للمسئولة ليتم استلامها للشهادات ثم تسلمها لنا  بيان مجهز من قبل  .

رابعاً : استقبال الشهادات في حالة تأخرها قبل انتهاء الدورة لتسلمها للمشاركات وتكون المستلمة تعمل في دار أو مدرسة لتستقبل الأخوات فيها  

مناقشة ( 5)

س1: حددي فائدة كل بيان وكيف يستخدم :

1 ـ بيان بمنجزات اللجنة

2 ـ بيان التسجيل : 

3 ـ  بيان الحضور والغياب

4 ـ بيان تسليم التكليفات

5 ـ بيانات المشاركات المستحقات للشهادات . 

س2 : ماهية مواصفات الملف  الذي توضع فيه الحقائب

س 3: في حال تؤخر الشهادات وعد م وصولها في آخر يوم من الدورة كيف يتم التصرف .

س 4: كيف يتم استلام الشهادات إذا لم تصل الشهادات بوقتها

المرحلة السابعة : مرحلة الإعلام النهائي  عن أحدث الدورة
   أولا: تصوير يومي لأحداث الدورة وعمل تغطية إعلامية للدورة وتكون ثلاث عند بدئها وفي منتصفها وفي ختامها .

مناقشة ( 6)
   متى يتم عمل التغطية الإعلامية للدورة وكيف  ؟