طريقة تنظيم وتنسيق الدورة على التنظيم الجديد للدورة في داخل الرياض أو خارجه .

بسم الله الرحمن الرحيم

الرقم : م_6_/36ف2

التاريخ 1436/4/18 هجري.

يوافق : 2015/2/6ميلادي.

الموضوع : طريقة تنظيم وتنسيق الدورة على التنظيم الجديد للدورة في داخل الرياض أو خارجه . 

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.  .

أ - مرحلة الإعلان :-

1_إعلان الدورة :

أ_ إذا كانت الدورة داخل الرياض .

 فإن تم اعتماد الدورة داخل الرياض فيطلب من مديرة الدار خطاب  بطلب الدورة لكوادرها ﻷن نظام المؤسسة ينص على ذلك.

ب _ إذا كانت الدورة خارج الرياض

يتم الإعلان عن الدورة من غير تحديد الوقت والمكان لأن اﻷنظمة تمنع اﻹعلان عن دورة بالتاريخ والمكان والموافقة عليها  لم تصدر بعد

ولو سأل أحد على الخاص يتم إخباره بالوقت بطريقة غير مؤكدة .

2_  ترشح مساعدة مدربة واحدة :

 ترشح مساعدة مدربة واحدة على النظام الجديد بدلا من 3 مساعدات مثل ماكان في النظام القديم ،وقد تم توضيح عيوب ذلك.

 وتكون المساعدة المرشحة بنفس المدينة لتقوم بالبحث عن قاعة مع اللجنة الدائمة . 

3_  يقوم المركز بإرسال نموذج لنا خاص بطلب الموافقة على إقامة دورة خارج المنطقة .

4_ تعبئة النموذج من قبلنا ويتم رفعه للمركز .

5_ يرفع المركز الخطاب مع خطاب مديرة الدار بأن الدار يرغب بإقامة الدورة لمنسوباتها.

ويطلب منها ذلك ويوضح السبب .

ب - مرحلة التسجيل المبدئي :-

 * ملاحظة...

(لايذكر للمتدربات أنه مبدئي حتى يتم العزم على التسجيل) 

1_ تبدأ المساعدة والمنسقات واللجنة الدائمة  بإستقبال الطلبات.

وتفتح لكل مستفسرة قروبا خاصا بها ،ترد على إستفساراتها وتشجعها على تكوين مجموعة للتخفيض ويتم تشجيعهن على المزيد حتى تحصل كل واحدة على الاعتمادات مجانية .

 لان إن تم التسجيل عن طريقها متدربة فسيكون لها اعتماد واحد ، وأما اعتماد المؤسسة فسيكون مقابل تسجيل متدربتين عن طريقها.

2_ تنسخ بياناتهن في بيانات التسجيل وفي بيانات الاعتمادات التي تريدها وتصورها تصوير شاشة ثم تعرضها عليهن في القروب الصغير  الخاص بهن  للتأكد من صحة المعلومات قبل اعتمادها .

ج - مرحلة التسجيل الرسمي :-

1_ بعد صدور الموافقة نعلن من جديد مع كتابة التاريخ والوقت وتكلف اللجنة والمتعاونات في التسويق نشر اﻹعلان في جميع قنوات التواصل ورسائل الجوال .

2_تطلب كل متعاونة من المتدربات اللاتي في القروبات الصغيرة التسديد وتشجعهن على سرعة مع تحديد آخر موعد وأخذ صورة من إيصال التسديد لتسليمه لمساعدة المدربة .

3_ تقوم المتعاونة بطلب البيانات التالية لتعبئة البيانات المخصص بالمؤسسة :

أ_ الاسم الرباعي مطابقاً للهوية .

ب_الجنسية .

ج_ رقم الهوية أو الأحوال .

4_تنسخ المعلومات في البيان المعد الخاص بالمؤسسة وتضع صورة منه في القروب الصغير للمراجعة .

5_ تطابق المتعاونة الأسماء على الإيصالات والتأكد من التسديد .

6_ تسلم المتعاونة البيانات للجنة الدائمة كل بيان كمجموعة على حدة .

7 _تجمع المتعاونة جميع طلبات الاعتمادات كل طلب في بيانه الخاص وتصوره وتضعه في القروب الصغير للتأكد من صحة البيانات وعدم سقوط أسماء .

8_ تسلم البيانات بعد التأكد للجنة الدائمة .

9 _فتح قروب رسمي للدورة وإضافة من سدد .

د - مرحلة تجهيز بيانات الحضور :-

1_تقوم مساعدة المدربة بجمع البيانات المطلوبة من المتعاونات والمساعدات عن طريق النسخ واللصق من البيانات الصغيرة وجمعها في بيان واحد ثم تسلمها لرئيسة اللجنة الدائمة .

2_ يصور البيان تصوير الشاشة ويوضع في قروب اللجنة الدائمة لمراجعتها بين عضوات اللجنة للتأكد من صحة الأسماء .

3_ توضع صورة من بيانات الحضور في القروب الرسمي لتقوم كل واحدة من التأكد من صحة أسمها.   

و -  مرحلة الاعتمادات :-

1_أول بيان يجهز هو بيان المؤسسة ويرفع في أول يوم لأن المؤسسة تغلق رفع الطلب من ثاني يوم فتقوم العضوة من اللجنة الدائمة  بجمع المعلومات بنسخها في بيان واحد.

2_  تجهز بيانات الاعتمادات كل بيان على حدة بحيث توزع على عضوات اللجنة الدائمة كل واحدة تأخذ بيان واحد أو إثنين. 

3_ تراجع البيانات وتطابق ثم تصور البيانات تصوير الشاشة ثم يراجع في اللجنة  ثم توضع في القروب الرسمي للدورة للتاكد من عدم سقوط أسماء وصحة البيانات .

4_ترسل على الإيميل الخاص بي .

ن - متابعة تسليم التكليفات:-

1_ تقوم مساعدة المدربة بمتابعة التكليفات فتنسخ الأسماء في البيانات وكل متدربة أرسلت التكليف  تكتب في القروب أنها أرسلت .

2 _ تفتح المساعدة الإيميل و تتأكد وتضع علامة صح أمام أسمها .

3_تكتب مساعدة المدربة منجزاتها وتسلمها لرئيسة اللجنة الدائمة أو مساعدتها .

4_ يجهز بيان تسليم الشهادات .

5_ تستقبل مديرة الدار أو المدرسة المقامة فيه الدورة الشهادات وتسلمها للمتدربات مع توقيعهن .

*  (  ملاحظة ) .

 المساعدة :

1_تتابع بيانات الحضور إلكترونيا وفي داخل القاعة  وتساعد في تجهيز القاعة و الألواح المستخدمة  والسبورة وتكون (يدا مساعدة على الدورة) .

2_تتابع  تسليم التكليفات .

3_تتابع بيانات الاعتمادات وتراجعها مع اللجنة .

أختكم :

د. فاطمة صالح الجارد. 

المشرفة العامة على مؤسسة بناء الشخصية. 

÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷÷

تقرأه كل مستجدة ويكون مرجعا للمساعدات 

يعتمد

تم التحديث الخميس 1436/5/21هـ

***********************************